آخر ما تريده هو أن يتجاهل موظفوك استبياناتك، تلك الأداة التي صممتها لفهم الفريق وتحسين بيئة العمل. لكن هل تساءلت لماذا يختار البعض عدم المشاركة أو المشاركة مع تقديم إجابات غير دقيقة؟

أحيانًا، المشكلة ليست في الموظف، بل في الاستبيان نفسه: الاستبيان الضعيف لا يقتصر ضرره على انخفاض معدل الاستجابة فقط، بل قد يؤدي أيضًا إلى نتائج مضللة ويضعف مصداقيته لدى الموظفين.

في هذا المقال، سنكشف الفرق بين الأسئلة الحساسة والأسئلة ضعيفة الصياغة، ونستعرض 10 أنواع من الأسئلة التي يجب تجنبها لضمان استجابة صادقة ودقيقة، وتجعل من استبياناتك مصدرًا حقيقيًا لتحسين تجربة الموظف وأداء الفريق.

5 أسباب تؤدي إلى تجاهل الموظفين للاستبيانات

1.عدم استخدام نتائج الاستبيان:

إذا كنت تجري استبيانات رضا الموظفين ثم تتجاهل نتائجها، فأنت ترسل رسالة غير مباشرة للموظفين بأن مشاركتهم غير مهمة، ومع الوقت سيفقدون الثقة ولن يشاركوا في أي استبيان قادم.

2. سوء التواصل حول الاستبيان: 

عدم شرح الهدف، سبب الإطلاق، أو موعد الاستبيان يجعل الموظفين أقل استعدادًا للمشاركة ويقلل شعورهم بالتقدير. لذا احرص على توضيح الهدف وموعد الإطلاق مسبقًا، فذلك يزيد استعدادهم ويعزز شعورهم بالتقدير. تذكّر: التواصل الجيد أساس المشاركة الفعالة.

3.ضيق الوقت:

إرسال الاستبيان في أوقات ضغط العمل أو إعطاء فترة قصيرة للإجابة يجعل الموظفين يتجاهلونه أو يقدمون إجابات سطحية. امنحهم فترة مناسبة للإجابة دون ضغط، وراعِ أوقات ذروة العمل حتى لا يُنظر إلى الاستبيان كعبء إضافي.

4.كثرة الاستبيانات أو التكرار المفرط:

إذا كانت الاستبيانات كثيرة أو متكررة بشكل متقارب، يشعر الموظف بالإرهاق ويبدأ بالرد بعشوائية أو بشكل سطحّي. مع الوقت، قد يفقد الحافز تمامًا للمشاركة. 

5.غياب التوضيح حول سرية البيانات:

إذا لم يطمئن الموظفون إلى أن إجاباتهم ستظل سرية، قد يشعرون بالقلق من العواقب ويمتنعون عن المشاركة، مما يقلل من جودة وصدق التغذية الراجعة.

توضح الأسباب السابقة سبب تجاهل الموظفين للاستبيانات، لكن نوعية الأسئلة تلعب دورًا كبيرًا أيضًا، فأسئلة حساسة أو سيئة الصياغة قد تمنع المشاركة أو تؤثر على دقة الإجابات حتى لو كانت كل الأمور الأخرى منظمة بشكل مثالي.

ما الفرق بين الأسئلة الحساسة والأسئلة ضعيفة الصياغة؟ وكيفية التعامل معها

1. الأسئلة الحساسة:

أسئلة تتعلق بمواضيع شخصية أو قد تسبب إحراجًا للموظف، مما قد يجعله يتجنب الإجابة أو يقدم إجابات غير صادقة خوفًا من العواقب.

الحل:

         •       تجنبها قدر الإمكان.

         إذا كان لابد من السؤال:

         •       وضّح الهدف من السؤال للموظفين.

         •       أكّد على السرية التامة لإجاباتهم.

         •       صغ السؤال بطريقة محايدة وغير محرجة.

2. الأسئلة ضعيفة الصياغة:

أسئلة غامضة، مزدوجة، معقدة، أو خارج نطاق خبرة الموظف، مما يجعل الموظف غير قادر على الإجابة بدقة.

الحل:

         •       عدّل صياغتها لتكون واضحة وبسيطة.

         •       ركّز على خبرة الموظف أو مهامه.

         •       تجنب دمج أكثر من محور في سؤال واحد.

لمعرفة المزيد عن أخطاء الأسئلة في الاستبيانات، اطلع على هذا المقال التفصيلي.

10 أنواع أسئلة تمنع الموظفين من المشاركة بصدق

استبيانات الموظفين أداة مهمة لفهم الفريق وتحسين بيئة العمل، لكن بعض الأسئلة الحساسة قد تجعل الموظفين يتجنبون المشاركة أو يقدمون إجابات غير دقيقة. إليك أهم 10 أسئلة خاطئة، مع بدائل تجعل الاستبيان أكثر وضوحًا وصدقًا:

1.الأسئلة الشخصية جدًا

هذه الأسئلة قد تسبب إحراج الموظف، تقلل الثقة، وقد يؤدي ذلك إلى تجاهل الاستبيان أو الامتناع عن الإجابة. يجب احترام خصوصية الموظفين وتجنب التدخل في حياتهم الشخصية. 

مثل:

         •       “هل لديك مشاكل مالية تؤثر على عملك؟”

         •       “هل تخطط لتكوين أسرة؟”

البديل: ركز على مسائل مرتبطة بالعمل، مثل:

         •       “ما مدى قدرتك على تحقيق توازن بين العمل والحياة؟”

         •       “هل تشعر أن جدول عملك يسمح لك بالموازنة بين المهام المختلفة؟"

2.الأسئلة التي قد تكشف هوية الموظف

حتى عند ضمان السرية، قد تكشف بعض الأسئلة عن هوية الموظف، مما يجعله يخشى العواقب ويمنعه من التعبير بصراحة.

مثل:

         •       “ما رأيك بقرار مديرك المباشر الأخير؟”

         •       “هل تعتقد أن موظف X يستحق الترقية؟”

البديل: استخدم أسئلة عامة أو مُعاد صياغتها بحيث لا يمكن ربط الإجابة بشخص معين، مع ضمان موضوعية الردود ودقتها:

         •       “كيف تقيم فعالية القرارات الإدارية الأخيرة في القسم بشكل عام؟”

         •       “إلى أي مدى تشعر أن فرص التطوير متاحة لجميع الموظفين في الفريق؟”

3.أسئلة الحكم على الآخرين

تجنب طرح أسئلة تركز على الأشخاص بدل العمل، لأنها تشجع على النميمة وتقييم الزملاء بدلاً من معالجة قضايا العمل الفعلية.

مثل:

         •       “من هو الموظف الأكثر مشاكل في الفريق؟”

         •       “من أكثر زملائك جدلاً في الاجتماعات؟”

البديل: ركز على سلوكيات الفريق أو العمل نفسه، مثل:

         •       “ما مدى تعاون الفريق لتحقيق أهداف المشروع؟”

         •       “إلى أي مدى تُحل الخلافات داخل الفريق بشكل فعال؟”

4.الأسئلة الغامضة أو غير الموجهة

يجب أن يكون كل سؤال محددًا وموجهًا بوضوح، بحيث يخدم هدف الاستبيان مباشرة. فأسئلة عامة أو بعيدة عن الموضوع قد تشوش الموظفين وتؤدي إلى إجابات غير مفيدة.

مثل:

         •       “ما لون مكتبك المفضل؟”

         •       “ما وجبتك المفضلة في يوم العمل؟

البديل: صغ أسئلة تدعم هدف الاستبيان مباشرة: 

         •       “ما مدى رضاك عن مرافق العمل والمعدات المتاحة؟”

         •       “إلى أي مدى تشعر أن فريقك يتعاون بشكل فعال؟

5.الأسئلة السلبية أو الموجهة باللوم

أسئلة المواجهة تصاغ بطريقة تتهم أو تلوم الموظف أو الآخرين، أو تضع الموظف في موقف دفاعي، مما يمنعهم من تقديم إجابات صادقة أو المشاركة في الاستبيانات مستقبلًا.

مثل:

         •       “لماذا إنتاجية الفريق منخفضة؟”

         •       “ما الخطأ في أسلوب القيادة الحالي؟”

البديل: صياغة الأسئلة بشكل بنّاء، مثل:

         •       “ما الذي يمكن تغييره لتعزيز فعالية الفريق؟”

         •       “كيف يمكن للإدارة دعم الموظفين بشكل أفضل؟”

6.الأسئلة خارج نطاق خبرة الموظف

تجنب طرح أسئلة تتطلب معرفة أو خبرة لا يمتلكها الموظف، لأنها قد تزعجه وتقلل من موثوقية الاستبيان.

مثل:

         •       “ما مدى فعالية استراتيجية التسويق العالمية للشركة؟” لموظف خارج قسم التسويق. 

         •       “كيف تقيم ميزانية الشركة السنوية للمشاريع الكبرى؟” موظف غير مختص بالإدارة المالية.

البديل: ركز على ما يخص خبرة الموظف ودوره، مثل:

         •       “هل تعتقد أن أهداف فريقك متماشية مع أهداف الشركة؟”

         •       “هل الموارد المتاحة لفريقك كافية لتحقيق أهدافه اليومية؟”

7.الأسئلة المتكررة

تكرار نفس السؤال بصيغ مختلفة يزعج الموظفين، يؤدي إلى إجابات غير دقيقة، وقد يدفعهم أحيانًا للانسحاب من الاستبيان.

 مثل:

         •       “هل تشعر بالرضا عن عملك؟”

         •       “هل أنت سعيد ببيئة العمل؟”

البديل: اجعل كل سؤال فريدًا وواضحًا لهدف محدد في الاستبيان:

         •       “إلى أي مدى تشعر أن مهامك اليومية مناسبة لقدراتك وتوقعاتك؟”

         •       “كيف تقيم دعم الإدارة لتسهيل بيئة عمل منتجة بالنسبة لك؟”

8.أسئلة بمصطلحات متخصصة أو معقدة

استخدام لغة معقدة أو مصطلحات صناعية يجعل السؤال صعب الفهم، مما يؤدي إلى سوء فهم الموظفين أو رفضهم الإجابة، وينتج عنه بيانات غير دقيقة.

مثل: 

         •       “كيف تقيم فعالية استراتيجية إدارة سلسلة التوريد؟"

         •       “كيف تقيم مرونة الهيكل التنظيمي الحالي في دعم الاستراتيجية المؤسسية؟

البديل: استخدم لغة واضحة وبسيطة، مثل:

         •       “إلى أي مدى تتعاون الفرق في قسمك مع بعضها البعض؟”

         •       “هل تعتقد أن العمليات اليومية للفريق تسير بسلاسة وكفاءة؟"

9.الأسئلة المزدوجة

الأسئلة التي تدمج سؤالين في واحد تخلق ارتباكًا للموظف، مما يؤدي إلى إجابات غير دقيقة أو صعبة التحليل.

مثل:

         •       “هل تشعر بالتقدير من مديرك وزملائك؟”

         •       “هل أنت راضٍ عن راتبك وفرص الترقيات؟”

البديل: قدم كل سؤال بشكل منفصل:

         •       “هل تشعر بالتقدير من مشرفك؟”

         •       “هل تشعر بالتقدير من زملائك؟”

         •       “هل أنت راضٍ عن راتبك؟”

         •       “هل أنت راضٍ عن فرص الترقيات؟”

10.الاستبيانات الطويلة والمرهقة

طرح الكثير من الأسئلة المعقدة أو الأسئلة الطويلة والمفتوحة قد يرهق الموظفين، ويقلل من معدل الاستجابة وجودة الإجابات.

البديل: اختصر الاستبيان واستخدم مزيجًا من أسئلة الاختيار من متعدد، المقياس الرقمي، والأسئلة المفتوحة القصيرة.

اقرأ المزيد حول تحيز الاستجابة وكيفية تجنبه في الاستبيانات.

في الختام:

عدم إجابة الموظفين على بعض الأسئلة لا يعني دائمًا رفضهم التعاون، بل قد يكون مؤشرًا على حساسية السؤال أو سوء صياغته. هذه التجاهلات تعكس مدى تأثير نوعية الأسئلة على مصداقية الاستبيانات وجودة البيانات، وتوضح أن تصميم الاستبيان نفسه يلعب دورًا حاسمًا في مدى استجابة الموظفين بصدق وشفافية.

لضمان استجابة صادقة وتحسين بيئة عمل فريقك، اطلع على دليلنا الكامل لتصميم استبيانات فعّالة وموثوقة ، وابدأ الآن مع بي شور لتحصل على نتائج تعكس حقيقة تجربة موظفيك.