كل متطوع يحمل رغبة صادقة في المساعدة، لكن غالبًا ما تواجه هذه الرغبة عقبات إدارية تعيق بدء المشاركة الفعلية، مثل النماذج الطويلة أو الإجراءات المعقدة. هذه التحديات قد تؤدي إلى تراجع المتطوعين أو ضياع جهودهم قبل أن تتحول إلى أثر ملموس.

ولهذا السبب، يصبح من الضروري تسهيل عملية التسجيل، خاصة عند الأحداث الكبيرة التي تضم المئات أو الآلاف من المتطوعين، حيث يصبح التسجيل اليدوي مرهقًا وغير عملي. تشير الدراسات إلى أن 90٪ من المتطوعين يفضلون التواصل الرقمي على الورقي، مما يجعل استمارة تسجيل المتطوعين الرقمية أداة مثالية. فهي تساعد على جمع المعلومات الأساسية بسرعة، وتنظيم جهود المتطوعين بشكل منسق، وضمان توجيه كل متطوع إلى الدور الأنسب لمهاراته، لتحويل كل مساهمة إلى أثر حقيقي وملموس في حياة الآخرين. 

في هذا المقال، سنتناول مفهوم استمارة تسجيل المتطوعين، أبرز فوائدها، المكونات الرئيسية لها، وأفضل الممارسات لتصميمها، بما يضمن جعل تجربة التطوع أكثر سلاسة وفعالية. 

ما هي استمارة تسجيل المتطوعين؟

استمارة تسجيل المتطوعين هي نموذج موحد وسهل يُستخدم لجمع المعلومات الأساسية من الأشخاص الراغبين بالمشاركة في البرامج التطوعية أو فعاليات الجمعيات الخيرية. تشمل الاستمارة بيانات التواصل، التوافر، المهارات والخبرات، ومجالات الاهتمام، بالإضافة إلى أي معلومات قانونية لضمان أمان المنظمة وبقية المتطوعين. تُعتبر هذه الاستمارة نقطة الانطلاق الأولى للتواصل مع المتطوعين المحتملين، وتساعد على مطابقة كل متطوع بالدور الأنسب له، وإدارة مشاركته بكفاءة وفعالية. 

8 فوائد رئيسية لاستمارات تسجيل المتطوعين

         1.      تسريع وتسهيل الانضمام

تساعد النماذج الإلكترونية على تسريع وتسهيل عملية الانضمام، توسيع نطاق الوصول لجذب متطوعين مؤهلين، وتسهيل جمع البيانات وتوزيع الأدوار بسرعة.

         2.      فهم دوافع المتطوعين واحتياجاتهم

تمكّن الأسئلة المناسبة من التعرف على أسباب رغبتهم في التطوع، اهتماماتهم، واحتياجاتهم من التدريب، مما يعزز مشاركتهم ويزيد رضاهم.

         3.      تحسين التجربة التطوعية

جمع المعلومات المنظم يساعد المنظمة على تصميم برامج ملائمة وتوفير الدعم اللازم لكل متطوع، مما يزيد الالتزام والرضا العام.

         4.      جدولة المتطوعين حسب الأوقات المتاحة

تجمع النماذج الإلكترونية مواعيد التوفر مسبقًا، مما يمكّن المنسقين من إعداد جداول فعّالة وتوزيع الورديات بشكل مناسب للجميع دون الحاجة لمراسلات متكررة.

         5.      تنظيم الجهود بكفاءة

تمكّن الاستمارة من معرفة عدد المتطوعين، توافرهم، ومهاراتهم، ما يسهل توزيع المهام ويقلل هدر الوقت أو التداخل في الجهود.

         6.      بناء قاعدة بيانات دقيقة

توفر الاستمارة سجلًا متكاملاً لكل متطوع يمكن العودة إليه عند التخطيط للفعاليات القادمة، ما يسهل توزيع المهام، التواصل، والمتابعة، ويوفر الوقت والجهد.

         7.      جمع معلومات للفحوصات الأمنية

للأدوار التطوعية الحساسة التي تتضمن العمل مع الأطفال أو كبار السن، يسهل النموذج الإلكتروني جمع المعلومات الأساسية بأمان، مثل الاسم الكامل، رقم الهوية الوطنية، والعنوان، لإتمام التحقق من السجل الجنائي قبل بدء العمل.

         8.      جهات الاتصال للطوارئ

تمكّن النماذج الإلكترونية من جمع وتخزين معلومات الاتصال بسرعة وسهولة، لتكون متاحة عند الحاجة في الحالات الطارئة.

9 مكونات أساسية لاستمارة تسجيل المتطوعين

هذا القسم يهدف إلى جمع كافة المعلومات الضرورية لفهم المتطوعين، تنظيم جهودهم، وضمان ملاءمتهم للأدوار المختلفة، مع حماية سلامتهم وسلامة المستفيدين. يشمل:

1. التفاصيل الشخصية الأساسية

ابدأ النموذج بجمع المعلومات الأساسية التي تسهّل التعرف على المتطوعين وتنظيم بياناتهم، مثل:

• الاسم الكامل

• تاريخ الميلاد (مهم إذا كانت بعض المناصب تتطلب فئات عمرية محددة)

• الجنس

رغم بساطة هذه المعلومات، فإن وضعها في بداية النموذج يسهل الرجوع إليها لاحقًا ويضمن تنظيم البيانات بشكل صحيح.

2. معلومات الاتصال

يجب أن يحتوي نموذج تسجيل المتطوعين على جميع وسائل الاتصال الأساسية لضمان التواصل الفعّال قبل وأثناء فترة التطوع، وتشمل:

• الاسم الكامل

• رقم الهاتف

• البريد الإلكتروني

• العنوان الفعلي

بالنسبة للمتطوعين القاصرين، يجب تضمين معلومات ولي الأمر أو الوصي لضمان الحصول على الموافقة اللازمة وخلق شبكة أمان، مثل:

• اسم ولي الأمر أو الوصي

• العلاقة بالمتطوع

• رقم الهاتف

• البريد الإلكتروني

3. معلومات الاتصال في حالات الطوارئ

لضمان سلامة المتطوعين والاستجابة السريعة في المواقف غير المتوقعة، من المهم جمع بيانات جهة يمكن التواصل معها عند حدوث أي طارئ، مثل إصابة أثناء النشاط أو ظرف صحي مفاجئ. تساعد هذه المعلومات المنسقين على التواصل بسرعة مع الشخص المناسب وتوفير الدعم اللازم في الوقت المناسب. 

أسئلة مقترحة:

• من هو الشخص الذي يمكن التواصل معه في حالات الطوارئ؟

• ما رقم هاتفه الأساسي؟

• هل يوجد رقم بديل للتواصل؟

• ما طبيعة العلاقة بينه وبين المتطوع؟

4. الأدوار المفضلة ومجالات الاهتمام

اسمح للمتطوعين بتحديد المجالات أو الأدوار التي يفضلون المشاركة فيها، مع إمكانية ترتيبها حسب الأولوية. هذا يساعد على فهم اهتماماتهم ومهاراتهم بشكل أدق، وتوجيههم نحو المهام التي يستمتعون بها ويتميزون فيها، مما يعزز التزامهم واستمراريتهم في العمل التطوعي.

سؤال مقترح:

رتّب مجالات التطوع التالية حسب تفضيلك:

• الخدمة المباشرة (التفاعل مع المستفيدين أو تقديم المساعدة الميدانية)

• الدعم الإداري (إدخال البيانات، الاستقبال، تنظيم الملفات)

• الفعاليات والمناسبات (الإعداد، التنسيق، استقبال الضيوف)

• جمع التبرعات (التواصل مع المانحين أو دعم الحملات)

• الأدوار الاستشارية أو الإدارية (اللجان أو الحوكمة)

يمكنك أيضًا تقديم خيارات تناسب طبيعة منظمتك، مثل رعاية الأطفال، إعداد الطعام، الترفيه، أو صيانة المكان، فالأدوار المفضلة تختلف من منظمة لأخرى بحسب نشاطها واحتياجاتها.

5. التفرغ والتوفر الزمني

يُعد هذا القسم من أهم عناصر استمارة التسجيل، إذ يساعد على وضع كل متطوع في الدور المناسب وتنظيم أوقاتهم، ليتمكن البرنامج من العمل بسلاسة ونجاح.

أسئلة مقترحة:

• ما الأيام التي تكون متفرغًا فيها للتطوع؟

• ما الفترات الزمنية التي تفضلها للتطوع (صباحًا، ظهرًا، مساءً)؟

• كم مرة ترغب بالمشاركة في الأنشطة التطوعية (أسبوعيًا، مرتين أسبوعيًا، شهريًا، عند توفر الفرص فقط)؟

• ما الحد الأقصى للساعات التي يمكنك الالتزام بها أسبوعيًا؟

• هل تفضل التطوع في مواسم محددة؟ (مثل رمضان أو العطل الصيفية) إذا نعم، حدد المواسم المفضلة.

• رتّب فترات التطوع حسب تفضيلك (صباحًا، ظهرًا، مساءً).

  
  

6. المؤهلات والمهارات

يساعد هذا القسم على معرفة خبرات ومهارات المتطوعين لتوظيفهم في الأدوار التي يمكنهم تقديم أكبر قيمة فيها، سواء كانت مهارات فنية، تقنية، تعليمية، أو قدرات بدنية. يمكن أيضًا استخدام هذه المعلومات لتحديد الحاجة للتدريب أو الدعم الإضافي.

أسئلة مقترحة:

• ما الخبرة المهنية أو الخلفية العملية التي تمتلكها؟

• هل لديك شهادات أو تدريب متخصص مفيد للعمل التطوعي؟ مثل الإسعافات الأولية أو الإنعاش القلبي الرئوي (CPR)

• هل تجيد التحدث بلغات إضافية؟ إذا نعم، اذكرها.

• هل تمتلك أي قدرات بدنية خاصة قد تكون مفيدة أثناء التطوع؟ مثل رفع أوزان محددة أو قيادة الحافلة

•  هل لديك مهارات تقنية أو إبداعية يمكن أن تفيد العمل التطوعي؟ مثل استخدام الحاسوب، التصميم الجرافيكي، كتابة HTML، وسائل التواصل الاجتماعي، الموسيقى، الرسم، التمثيل، أو أي مهارات أخرى

7. التوصيات الشخصية أو المهنية

في بعض الأدوار، يُطلب تقديم توصيات للتحقق من موثوقيتك وقدرتك على الالتزام بالمسؤوليات، مع مراعاة ألا يكون الموصون من أفراد العائلة أو تقل أعمارهم عن 18 عامًا.

أسئلة مقترحة:

         1.      هل يمكنك تقديم توصية واحدة على الأقل للتحقق من موثوقيتك والتزامك؟ إذا نعم، يرجى ذكر:

         •       الاسم الكامل للشخص الموصي

         •       العلاقة بك

         •       رقم الهاتف

         •       البريد الإلكتروني

         2.      هل يمكنك تقديم توصية إضافية (اختياري) بنفس المعلومات أعلاه؟

8. الفحص الخلفي   (Background Check )

يُعد هذا القسم ضروريًا لحماية المنظمة وضمان ملاءمة المتطوعين للأدوار الحساسة، مثل العمل مع الأطفال، كبار السن، أو ذوي الإعاقة.

أسئلة مقترحة:

• ما رقم الهوية الوطنية أو ما يعادله؟

• هل توافق على استخدام هذه المعلومات لأغراض التحقق الأمني، بما في ذلك:

         •       السجل الجنائي

         •       التحقق من الهوية

         •       أي فحوصات أخرى مطلوبة حسب متطلبات الدور

• هل تؤكد صحة المعلومات المقدمة؟

بهذه الطريقة، يضمن النموذج جمع المعلومات الضرورية بأمان ووضوح، مع الامتثال لمعايير حماية البيانات واللوائح المحلية في المملكة العربية السعودية، مع الحفاظ على أمان وسلامة المتطوعين والمستفيدين.

9. لمستك الخاصة

نظرًا لاختلاف كل فعالية أو برنامج تطوعي، استخدم هذا القسم لتحديد أي متطلبات خاصة يجب أن يوفرها المتطوع لأداء مهامه بكفاءة، مثل:

• أدوات أو معدات معينة يحتاج المتطوع لإحضارها

• مهارات أو خبرات إضافية خاصة بالفعالية

• أي شروط أو تجهيزات محددة مرتبطة بالحدث أو المكان

  
  

بهذه الطريقة، يضمن النموذج جمع المعلومات المهمة التي تساعدك كمنظم على سير الفعالية بسلاسة، مع توجيه كل متطوع بشكل واضح لما يُتوقع منه.

أفضل 10 ممارسات لتصميم استمارة تسجيل المتطوعين

تساعد استمارات تسجيل المتطوعين المنظمة على جمع المعلومات بطريقة منظمة وفعّالة. اتباع أفضل الممارسات عند تصميم هذه الاستمارات يضمن سهولة الاستخدام، جذب المزيد من المتطوعين، وحماية حقوق الجميع. فيما يلي أبرز 10 ممارسات يمكن اتباعها:

1.      ابدأ بالهدف الرئيسي

حدد بوضوح ما تريد معرفته من المتطوعين، فهذا يساعد على اختيار الأسئلة بدقة وتجنب الفوضى في جمع البيانات.

2.      اطلب المعلومات الضرورية مع ضمان الخصوصية

اقتصر على جمع المعلومات الأساسية وأخبر المتطوعين أن بياناتهم ستظل سرية. هذا يجعل الاستمارة قصيرة وسهلة، ويزيد معدل الإكمال وموثوقية المعلومات.

3.      اكتشف دوافع المتطوعين

اسأل المتقدمين عن سبب رغبتهم في التطوع لفهم دوافعهم واهتماماتهم، والتأكد من توافقها مع رسالة منظمتك، مما يسهل استقطاب المتطوعين مستقبلًا.

4.      تعديل الأسئلة حسب نوع الدور

صمّم الاستمارة وفقًا لمتطلبات الدور:

• متطوعي الفعاليات: نموذج قصير يركز على التوافر، معلومات الاتصال، والمهارات المطلوبة للحدث.

•  الأدوار المستمرة مع الفئات الحساسة: نموذج شامل يتضمن فحوصات خلفية، مراجع، وشهادات الخبرة.

•  الأدوار متوسطة الالتزام: نموذج متوسط يجمع بين المعلومات الأساسية وبعض الفحوصات البسيطة.

  
  

5.      استخدم أسئلة متنوعة

اخلط بين الأسئلة المغلقة (نعم/لا، اختيارات متعددة) والأسئلة المفتوحة للحصول على معلومات كمية ونوعية معًا.

اقرأ المزيد: أكثر من 25 نوع أسئلة لجمع بيانات دقيقة مع بي شور.

6.      استخدام لغة بسيطة

اكتب الاستمارة بلغة سهلة وواضحة، لتسهيل تعبئتها وجذب المزيد من المتطوعين.

7.      استخدم ميزة التخطي المنطقي (Skip Logic)

لتحسين تجربة المتطوعين، وجه كل متطوع للأسئلة المناسبة فقط حسب الإجابات السابقة.

8.      اختبر الاستمارة قبل الإطلاق

جرّب الاستمارة على عدد قليل للتأكد من وضوح الأسئلة وسهولة تعبئتها على مختلف الأجهزة.

9.      أظهر امتنانك

أخبر المتطوعين بمدى تقديرك لمساهمتهم ووقتهم، واشرح كيف تساعد جهودهم في دعم منظمتك أو مجتمعك.

10.    الامتثال للقوانين وحماية المنظمة

تأكد من أن استمارة التطوع تجمع المعلومات المطلوبة بما يتوافق مع القوانين المحلية، وتضمن حماية المنظمة والمتطوعين، مع جمع المعلومات الأساسية اللازمة فقط بشكل قانوني وآمن.

في الختام:

تذكّر أن الاستثمار في تنظيم المتطوعين وإدارة جهودهم بكفاءة ليس مجرد إجراء إداري، بل هو الضمان الحقيقي لتحقيق أثر طويل الأمد ينعكس إيجاباً على جميع المستفيدين والمجتمع ككل، لتتحول كل مساهمة إلى أثر عظيم ومستدام، ويُترجم الحماس والرغبة في العطاء إلى فرق حقيقي وملموس يترك بصمة واضحة في حياة الآخرين.  

مع بي شور، سهّل عملية تنظيم المتطوعين وأنشئ استمارة التسجيل الخاصة بك الآن!