تخيل الوقت الذي يمكن لمؤسستك توفيره بجمع البيانات تلقائيًا بدلًا من إدخالها يدويًا؟

رغم تسارع التحول الرقمي عالميًا، لا تزال العديد من المؤسسات تُهدر وقتها وجهدها في إدخال البيانات يدويًا، من أوراق مبعثرة إلى أنظمة CRM أو ERP، يشكل هذا عبئًا يوميًا قد يؤدي إلى أخطاء بشرية محتملة وساعات عمل مهدرة، وذلك بدلاً من اعتماد أدوات ذكية تتكفل بهذه المهمة بدقة وسرعة.  وهنا تأتي النماذج الذكية كحل عملي وبسيط، يُزيل حتى أبسط مجهود في جمع البيانات ويختصر خطوات طويلة في عملية سلسة واحدة.

في هذا المقال، نستعرض مفهوم النماذج الذكية، أنواعها، فوائدها، وحالات استخدامها، بالإضافة إلى كيفية تفعيلها عبر منصة بي شور BSure بكل سلاسة واحتراف. 

 ما هي النماذج الذكية؟

النماذج الذكية هي نماذج تفاعلية إلكترونية سهلة الاستخدام تتكيّف مع كل مستخدم، وتُخصص أسئلتها بناءً على إجابات المستخدم. وعلى عكس النماذج التقليدية التي تطرح نفس الأسئلة على الجميع، تُوجّه النماذج الذكية السؤال المناسب للشخص المناسب، ما ينتج عنه بيانات أكثر دقة وعمقًا. بعد ذلك، تُنظم البيانات المدخلة بسلاسة وتُغذى داخل قواعد البيانات والأنظمة لتحليلها واستخدامها لاحقًا.

يمكن للمسؤولين تصميم النماذج الذكية بأسلوب تفاعلي وجذّاب، من خلال دمج عناصر مثل القوائم المنسدلة، مربعات الاختيار، واختيار التاريخ، مما يجعلها أكثر سهولة ووضوحًا للمستخدم. كما يمكن ضبطها لتكون متجاوبة تلقائيًا مع مختلف أنواع الأجهزة لضمان تجربة استخدام سلسة. 

5 فوائد تجعل من بي شور BSure أفضل منصة لإنشاء النماذج الإلكترونية؟

في بي شور BSure، نتجاوز مجرد تقديم نماذج إلكترونية، فنحن نقدم نماذج ذكية مصممة لتبسيط جمع البيانات، وتحسين تجربة المستخدم، وتسريع العمل داخل مؤسستك.

 إليك أبرز المزايا التي تجعل بي شور خيارك الأمثل لشركتك:

1.   تصميم ذكي وسهل الاستخدام: 

·         السحب والإفلات:

أنشئ نماذجك أو استمارتك خلال دقائق باستخدام خاصية السحب والإفلات، دون الحاجة لأي خبرة برمجية.

·         نماذج متعددة الصفحات:

قسّم نموذجك إلى صفحات لتنظيم البيانات وتسهيل التنقل على المشارك.

·         أسئلة متعددة:

اختر من بين أكثر من 25 نوعًا من الأسئلة، لجمع بيانات متنوعة ودقيقة.

اكتشف أكثر من 25 نوعًا من الأسئلة المتنوعة التي تتيح لك جمع بيانات دقيقة ومتنوعة تناسب احتياجاتك. 

 ·         أسئلة المرفقات والتواقيع:

اسمح للمشاركين بإرفاق ملفات، صور، أو توقيع إلكتروني بسهولة داخل النموذج مثل إرفاق للسيرة الذاتية أو رخصة القيادة أو الهوية الوطنية وغيرها من المستندات الأخرى.

·         صفحة شكر مخصصة:

أضف لمستك في ختام النموذج عبر صفحة شكر تفاعلية تُعزز من تجربة المشارك وتزيد معدل الإكمال.

2.   جودة ودقة البيانات: 

·         خاصية التحقق من صحة الحقول:

تحقق تلقائيًا من صحة البيانات المدخلة، مثل رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني، لتقليل الأخطاء.

 ·         التخطي المنطقي ( Skip Logic ):

تتكيف الأسئلة تلقائيًا بناءً على إجابات المشارك، حيث تظهر للمستخدم فقط الأسئلة ذات الصلة، مما يجعل النموذج أكثر سلاسة.

استفد من ميزة التخطي المنطقي الذكي، لتعزيز دقة وجودة بياناتك. 

3.   قابلية التوسّع والوصول: 

·         سهولة المشاركة:

شارك النموذج عبر رابط مباشر، بريد إلكتروني، أو رمز QR، ووصل جمهورك بكل سهولة.

 للمزيد من التفاعل، تعرف على طرق نشر الاستبيانات والنماذج.

·         ترجمة فورية مدعومة بالذكاء الاصطناعي:

حوّل نموذجك لأكثر من 10 لغات بضغطة زر، ووفّر تجربة سلسة لجمهورك متعدد اللغات.

اكتشف ميزة الترجمة الفورية من بي شور. 

4.   كل بيانات في مكان واحد:

بمجرد إكمال النماذج الذكية، تُجمَع البيانات بشكل منظم وتُخزَّن تلقائيًا في قاعدة واحدة يسهل الرجوع إليها لاحقًا. ما يعني أنك لن تحتاج لتتبّع ملفات أو جداول مشتتة، بل ستجد كل معلومة مرتبطة باسم صاحبها، من البيانات الأساسية إلى الملفات والمرفقات. وهذا يمكنك من الوصول الفوري لأي سجل، التحقق من صحته، أو تصفيته بسهولة، لتتخذ قراراتك بثقة، في الوقت المناسب.

5.   تكامل سلس واحترافي:

·         التكامل مع الأنظمة الأخرى:

اربط نموذجك مباشرة بأنظمة الـCRM أو قواعد البيانات الداخلية من خلال واجهة API، لتُرسل البيانات تلقائيًا إلى الأقسام المعنية، دون تدخّل بشري، مما يوفّر الوقت ويزيد كفاءة العمليات.

كيف تعزز النماذج الذكية من عائد الاستثمار (ROI) في مؤسستك؟

النجاح لا يُقاس فقط بجمع البيانات، بل بما تُضيفه هذه البيانات من قيمة حقيقية. النماذج الذكية لا توفر الوقت والجهد فقط، بل تُترجم هذه الكفاءة إلى عائد مالي ملموس، بطرق متعددة:

✦ خفض التكاليف التشغيلية:

من خلال تقليل الاعتماد على الإدخال اليدوي وتفادي الأخطاء البشرية، تقل الحاجة إلى موارد إضافية، وتتحسن دقة البيانات منذ البداية.

✦ تسريع العمليات الداخلية:

سواء في المتابعة، الدعم، أو اتخاذ القرار، تُرسل البيانات بشكل لحظي إلى الفرق المعنية، مما يقلل من زمن الاستجابة، ويرفع من كفاءة الأداء العام.

✦ تحسين تجربة العميل = زيادة الإيرادات:

كل نموذج ذكي مصمم لتقديم تجربة سلسة وشخصية، مما يزيد من رضا العملاء، ويعزز ولائهم، ويرفع من احتمالية تكرار الشراء أو التوصية بالخدمة.

✦ تحقيق أقصى استفادة من كل تفاعل:

بدلاً من جمع بيانات سطحية لا تُستخدم، تتيح لك النماذج الذكية تحليل البيانات بعمق، مما يدعم قرارات استراتيجية تزيد من نمو المؤسسة على المدى الطويل.

باختصار، كل نموذج ذكي مصمم باحتراف يُمثل خطوة مدروسة نحو ROI أعلى.

تعرّف على أهم 8 نماذج ذكية لتسهيل جمع البيانات

النماذج الذكية تختلف بحسب الغرض منها، والمجال الذي تُستخدم فيه. وكل نوع مصمم لتسهيل جمع بيانات محددة بطريقة تفاعلية، دقيقة، وسهلة التحليل.

إليك أبرز أنواع النماذج الذكية:

1. نماذج التسجيل (Registration Forms)

تُستخدم لجمع بيانات أولية عن المستخدمين، مثل تسجيل العملاء الجدد أو المشتركين.

الاستخدامات الشائعة:

        •       تسجيل المستخدم في موقع أو تطبيق

        •       الاشتراك في نشرة بريدية

        •       إنشاء حساب مستخدم

 2. نماذج الطلب (Order Forms)

تُستخدم لتقديم طلب منتج أو خدمة، وتحتوي عادةً على خيارات متعددة تخص نوع المنتج، الكمية، وسيلة الدفع، وغيرها.

مثال:

نموذج طلب منتج مخصص يظهر خيارات مختلفة بناءً على فئة المنتج المختارة.

3. نماذج التقييم / الاستبيانات (Surveys & Feedback Forms)

وتتميّز بقدرتها على تعديل تسلسل الأسئلة تلقائيًا استنادًا إلى إجابات المشاركين السابقة، عبر استخدام تقنيات المنطق الشرطي والأسئلة الديناميكية، مما يضمن تجربة تفاعلية مخصصة لكل مستخدم.

4. نماذج الدعم الفني / التذاكر (Support or Ticket Forms)

تُستخدم لتقديم بلاغ أو طلب دعم، ويمكن أن تتغير الحقول المطلوبة بناءً على نوع المشكلة المختارة.

مثال:

إذا اختار العميل “مشكلة في الدفع”، تظهر له تلقائيًا حقول مرتبطة بالفاتورة أو وسيلة الدفع.

5. نماذج التقديم (Application Forms)

تُستخدم لجمع بيانات متقدمة مثل طلبات التوظيف أو الانضمام إلى برنامج أو منحة.

الخصائص:

تشمل أقسام متعددة، إمكانية رفع ملفات، والتحقق من صحة المعلومات المتعلقة مثل رقم الهاتف.

 6. النماذج الطبية / نماذج المرضى (Healthcare Forms)

تُستخدم في العيادات والمستشفيات لجمع معلومات طبية بطريقة دقيقة وخاصة بكل حالة، مع دعم معايير خصوصية البيانات، وإظهار الأسئلة ذات الصلة فقط بناءً على التاريخ والسجل الطبي لكل مريض.

7. نماذج الحجز والمواعيد (Booking Forms)

تُستخدم لحجز موعد أو خدمة، وتسمح للمستخدم باختيار التاريخ والوقت المناسبين.

 8. نماذج التحديثات الدورية (Update Forms)

تُرسل بشكل دوري للعملاء أو الموظفين لتحديث بياناتهم أو التحقق من صحتها. 

لا تقتصر النماذج الذكية على هذه الأنواع فحسب، بل يمكنك تصميم نماذج مخصصة بالكامل تناسب طبيعة مؤسستك، وتُلبي احتياجاتك التشغيلية بدقة.

6 نصائح موصى بها لتصميم نماذج ذكية عالية الجودة

تصميم نموذج فعّال لا يقتصر على جمال المظهر فقط، بل على سهولة الاستخدام وجودة البيانات التي يتم جمعها. ولتحقيق أفضل النتائج، إليك مجموعة من الإرشادات الموصى بها:

✦ قسّم الحقول إلى أقسام منطقية

اجمع الحقول المتشابهة في مجموعات ليسهل على المستخدمين التنقّل والفهم.

✦ استخدم تسميات واضحة ومختصرة

احرص على أن تكون العناوين والتوجيهات بسيطة ومباشرة، دون تعقيد أو مصطلحات تقنية.

✦ اجعل الحقول الإلزامية ضرورية فقط

تجنّب إرهاق المستخدم بطلب معلومات غير ضرورية، واكتفِ بالأساسي فقط.

✦ طبّق التحقق من صحة البيانات

استخدم قواعد التحقق لضمان دقة الإدخالات، مثل تنسيق البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف.

✦ اجعل النموذج متجاوبًا مع جميع الأجهزة

صمّم نموذجك ليتناسب مع الشاشات المختلفة، من الهواتف إلى الحواسيب المكتبية.

✦ قلّل من الحقول النصّية الحرة

كلما أمكن، استخدم خيارات جاهزة مثل القوائم المنسدلة أو مربعات الاختيار لتسريع عملية الإكمال وتقليل الأخطاء. 

في الختام..

لا تنتظر حتى تضيع فرصتك أو تُهدر مواردك في نماذج تقليدية لا تعود عليك بنتائج حقيقية. ابدأ الآن في اعتماد النماذج الذكية لتأخذ مؤسستك إلى آفاق جديدة من الاحترافية، الدقة، والنجاح، مما ينعكس مباشرة على عائد الاستثمار (ROI) لمؤسستك

مع بي شورBSure، أنشىء نماذجك، خصّصها حسب احتياجك، انشرها في ثوانٍ، وابدأ بجمع بيانات دقيقة تساعدك على اتخاذ قرارات أذكى، ابدأ الآن!.